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Ecco 3 motivi per cui conviene delegare all’esterno la figura del Responsabile della Conservazione
Il Responsabile della Conservazione esterno ha un costo fisso prestabilito da un contratto ed è inferiore a formare ed aggiornare uno interno alla propria azienda.
In caso di azione di responsabilità conseguente al default aziendale il legale rappresentante è sgravato.
Operando per più aziende, il Responsabile della Conservazione ha un’ampia esperienza e conoscenza delle normative e obblighi vigenti.
Indice dei contenuti
Il Responsabile della conservazione è un professionista che si occupa della gestione e della preservazione di dati digitali, come documenti e file multimediali.
Questa figura è resa obbligatoria dalle Linee Guida dell’AgID in vigore dal 1 Gennaio 2022 “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici”.
Il RdC è necessario per numerosi motivi:
E’ il responsabile della protezione dei dati digitali dell’azienda, garantendo la loro sicurezza e la loro integrità.
Assicura che l’azienda sia conforme alle normative sulla conservazione dei dati, garantendo che i dati siano conservati in modo corretto e che le informazioni sensibili siano protette.
Riduce i rischi legati alla perdita, alla corruzione o all’accesso non autorizzato ai dati digitali dell’azienda.
Supporta l’azienda a utilizzare al meglio le risorse disponibili per la conservazione dei dati, riducendo i costi e migliorando l’efficienza.
Fornisce informazioni e analisi sui dati digitali dell’azienda, aiutando i dirigenti a prendere decisioni informate basate sui dati.
Il RdC collabora con il Responsabile del servizio di Conservazione e coopera con il responsabili del Trattamento dei dati personali (DPO) e il Responsabile della Sicurezza e dei Sistemi informativi.
Nei soggetti privati il ruolo del RdC può essere svolto anche da un soggetto esterno all’organizzazione titolare del documento, a condizione che sia terzo rispetto a chi gestisce il servizio di conservazione e dotato sempre delle necessarie competenze giuridiche, informatiche e archivistiche.
La nomina viene effettuata tramite una lettera d’incarico o un atto di nomina, debitamente controfirmato.
Nella Pubblica amministrazione questa figura va identificata nell’organigramma in un funzionario interno formalmente nominato e dotato di adeguate competenze giuridiche, informatiche e archivistiche.
Dal primo gennaio 2022 l’entrata in vigore delle nuove linee guida AgID in tema di formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici ha reso obbligatoria la nomina del responsabile della conservazione.
Si evince l’importanza di nominare al più presto questa figura.
Se il responsabile non fosse nominato e di conseguenza non venisse redatto il Manuale della conservazione, l’azienda può incorrere a sanzioni.
Infatti, in caso di mancata redazione del Manuale di Conservazione e di nomina del Responsabile, si applica quanto disposto dall’articolo 9, primo e secondo comma del D.Lgs 471/97, ovvero:
Per la definizione di norme e regola da seguire per la conservazione digitale dei dati, si fa riferimento alle Linee Guida pubblicate da AgID (Agenzia per l’Italia Digitale) in vigore dal 1 Gennaio 2022 “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici” che indicano le modalità d’azione con due principali adempimenti cui le aziende devono far fronte: l’individuazione del Responsabile della gestione documentale e l’adozione del Manuale di gestione documentale.
Al Responsabile della conservazione si richiedono competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche.
Deve:
I principali compiti del responsabile della conservazione sono:
E’ un documento informatico redatto dal RdC che illustra dettagliatamente l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di conservazione.
Tra i punti principali, nel manuale della conservazione devono essere riportati:
attraverso cui un documento viene versato in conservazione: spiegare il modello di funzionamento e tutte le procedure da cui è composto il processo di conservazione digitale; mostrare le tempistiche di ogni operazione.
descrive le architetture e le infrastrutture, sia fisiche che informatiche, utilizzate per realizzare la conservazione; illustrare nel dettaglio il trattamento e l’esportazione dei pacchetti di archiviazione e dei pacchetti di distribuzione.
mostrare le misure di sicurezza e cybersecurity adottate per proteggere i flussi documentali e i documenti; illustrare i metodi usati per il monitoraggio dei flussi di gestione e conservazione documentale nel tempo.
i ruoli e le responsabilità di tutti i soggetti coinvolti nel processo di conservazione digitale e descrivere nel dettaglio il ruolo svolto da ognuno di essi.
ritenuti importanti nella singola azienda.
L’esternalizzazione del ruolo di RdC rappresenta un’opportunità per molte aziende. Sia per quelle che non dispongono di risorse interne con adeguate conoscenze, sia per quelle che scelgono di non strutturare un ruolo funzionalmente distante dal proprio business.
Identificazione del personale interno che accede e manipola i documenti da conservare.
Definizione delle procedure per l’accesso e la manipolazione dei documenti digitali e quelli stampati da conservare e individuazione eventuali software utilizzati.
Controllo e firma del Responsabile della conservazione
Invio della documentazione al conservatore esterno che fisicamente o digitalmente custodisce il documento.
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